Onko toimistosi turvallinen? Kokosimme artikkeliimme huomioitavat asiat ja toimenpiteet, joilla voit huomattavasti parantaa toimiston turvallisuutta.
Säilytä arvokkaat tavarat turvallisesti
Toimistossa oleva kassakaappi tarjoaa turvallisen paikan säilyttää käteistä rahaa, arvokkaita asiakirjoja ja muita arvoesineitä. Se suojaa omaisuutta varkauksilta ja väärinkäytöksiltä. Kassakaappi suojaa arkaluonteisia asiakirjoja ja tietoja luvattomalta pääsyltä ja siten kassakaappi suojaa myös yrityksen ja asiakkaiden yksityisyyttä.
Turvallisuuden lisäksi toimistoon sopiva kassakaappi auttaa pitämään toimiston järjestyksessä ja organisoituna. Joillakin toimialoilla saattaa olla lain vaatimuksia arvokkaiden asiakirjojen ja käteisen rahan säilyttämiseen turvallisesti. Kassakaappi voi auttaa noudattamaan näitä vaatimuksia.
Kun valitset kassakaappia, kiinnitä huomiota kassakaapin kokoon, turvallisuusominaisuuksiin sekä sijaintiin toimistossa. Lisäksi on hyvä miettiä, kuka saa pääsyn kassakaappiin ja miten sen käyttöä valvotaan. Hobbyhall.fi-verkkokaupasta löydät sekä avaimilla että koodilla lukittavia kassakaappeja muun muassa Vorel-, Homesafe- ja Brihard-merkeiltä.
Kassakaapin käyttö voi alentaa vakuutusmaksuja, koska riski varkaudelle ja omaisuuden menetykselle on pienempi. Vakuutusyhtiö voi tarjota alennusta yritykselle, joka ottaa käyttöön asianmukaiset turvallisuustoimenpiteet. Kassakaappi voi myös turvata tärkeät asiakirjat ja omaisuuden esimerkiksi tulipalon tai luonnonkatastrofin sattuessa. Tämä voi olla ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta.
Tarkista tietokoneiden turvallisuus tämän listan avulla
Vastuullinen yritys huolehtii tietojenkäsittelyn turvallisuudesta. Tietokoneiden turvallisuus on tärkeää toimistoympäristössä, koska niitä käytetään liiketoiminnan kannalta kriittisiin tehtäviin ja asiakastietojen käsittelyyn. Jotta toimistosi tietokoneet ovat turvallisia käyttää, varmista nämä 10 asiaa:
- Käyttöjärjestelmä, sovellukset ja tietoturvaohjelmisto on päivitetty.
- Tietokoneissa on viruksentorjuntaohjelmat, joita päivitetään säännöllisesti ja jotka suojaavat myös verkkoliikenteen uhilta.
- Tietokoneissa ja ohjelmissa käytetään vahvoja salasanoja ja mahdollisuuksien mukaan monivaiheista todennusta tunnistautumisessa.
- Toimiston työntekijöillä on käyttöoikeudet vain heidän työtehtäviensä kannalta tarpeellisiin tiedostoihin ja ohjelmistoihin.
- Työntekijöitä tiedotetaan mahdollisista tietoturvariskeistä ja koulutusta tietoturvakäytännöistä järjestetään säännöllisesti.
- Tärkeistä tiedostoista luodaan säännöllisesti varmuuskopiot ja niitä säilytetään turvallisessa paikassa.
- Internet-verkko on suojattu palomuurilla ja langattomassa verkossa käytetään vahvaa salausta. Tietojen siirtoon etäyhteydellä käytetään VPN-yhteyttä.
- Vanhentuneet laitteet, joihin ei ole saatavilla päivityksiä tai tukea, poistetaan käytöstä ja päivitetään uusiin.
- Yrityksen tietosuojapolitiikka on määritelty ja työntekijät koulutettu sen noudattamiseen. Vanhat laitteet ja tiedot poistetaan turvallisesti.
- Sähköpostilaatikoissa käytetään roskapostisuodattimia. Työntekijät osaavat tunnistaa haitalliset sähköpostiviestit ja huijaukset.
Tietokoneiden turvallisuus vaatii sekä teknisiä että organisaatiotasolla tapahtuvia toimenpiteitä. Säännöllinen tietoturvan seuranta ja päivittäminen ovat olennaisimpia toimenpiteitä. Hobbyhall.fi-verkkokaupan sivulta voit hankkia tietokoneet, niiden lisälaitteet ja ohjelmistot sekä virustorjuntaohjelmiston kätevästi samalla kertaa.
Turvallinen toimisto sekä ulkoa että sisältä
Toimistorakennuksen turvallisuuteen liittyy olennaisesti tieto siitä, kenellä on avain tai lukituskoodi toimiston oveen. Erillisen turvalukon tai automaattilukituksen asentaminen voi myös olla järkevää. Varashälyttimiä voi hankkia yksittäisiin esineisiin tai asentaa esimerkiksi ulko-oveen. Isommissa hälytinjärjestelmissä on mukana valvontakamerat. Kameravalvonnan ja hälytystehtävien hoitamisen voi ulkoistaa turvallisuusalan yritykselle.
Osa turvallisuusalan tarjoamista hälytinratkaisuista kattaa myös palohälytykset. Tällöin tulipalo saadaan nopeammin havaittua ja sammutettua myös silloin, kun toimistolla ei ole työntekijöitä paikalla. Toimistotiloissa tulisi olla palohälyttimet, käsisammuttimet ja tarvittaessa automaattinen sammutusjärjestelmä.
Taloyhtiön tai rakennuksen omistajan tehtävä on huolehtia rakennuksen huoltotoimenpiteistä ja remonteista. Toimiston sisätilojen kunto kannattaa tarkistaa säännöllisesti ja huoltaa tarvittaessa. Esimerkiksi pattereiden, vesipisteiden ja pistorasioiden toimivuus on hyvä käydä läpi säännöllisin väliajoin, jotta isompia vahinkoja ei pääse syntymään.
Hyvä ilmanvaihto, ergonomiset työpisteet sekä mahdollisuus lepoon ja virkistäytymiseen tauon aikana lisäävät työhyvinvointia ja luovat psyykkistä turvallisuutta. Löydät toimistotuolit, säädettävät pöydät ja muut tarvikkeet viihtyisän toimiston sisustukseen Hobbyhall.fi-verkkokaupan valikoimasta.